Сопроводительное письмо к документам. Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть. Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции: подтверждает факт отправки; предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними; благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения. Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма. Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»Речевые шаблоны. Основа сопроводительного письма – перечень приложений.
ПРЕПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО. к договору подряда на капстроительство. Препроводительное письмо к договору, подписанному с протоколом. Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских Образец сопроводительного письма к договору (.doc).
Сопроводительное письмо к документам (образец) нередко вызывает множество вопросов у его составителей. Статья дает на них исчерпывающие . Как я понимаю, «…сопроводительное письмо к договору…» - юридически это наз. ОФЕРТА (статья 435 Гражданского Кодекса РФ), а ответ на него .
Текст же документа краток и условно делится на две части: сообщение о направлении документов,просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т. Первая часть обычно так и начинается: «Во исполнение… направляем вам…», «Высылаем вам…», «Представляем вам…». Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т. Вторая часть может содержать следующие слова: «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр..»,«Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,«Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…». Реквизит «Отметка о наличии приложений»Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения.
Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл. Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит.
Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1. Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются.
См. Пример 2. Пример 2. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)Хотя в ГОСТе Р 6.
Приложение: », в подобных случаях все- таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения: », как мы показали в Примере 2. Во- первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во- вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях.
См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение: » в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему. ГОСТ Р 6. 3. 0- 2.
В деловой переписке зачастую возникает необходимость направить отпечатанный текст договора в адрес другого лица. Опосредовать эту процедуру поможет сопроводительное.. Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы…. Прошу Вас подписать договор, скрепить печатью и в течение ____ дней один экземпляр. Образец документа 'Сопроводительное письмо к договору поставки' подготовлен сайтомhttp.. Образец сопроводительного письма. Главе района Ю.А. Лямину. В соответствии со статьей 50 (указываются стороны, заключившие коллективныый договор, и период его действия). Протокол разногласий к договору, подписанный сторонами. Текст сопроводительного письма к договору может быть следующим.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»3. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют: Организационно- распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют: Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без.
Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по- разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по- разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия.
А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой- то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше. Пример 3. Различные способы указания наименования приложения в тексте письма. Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4). Пример 4. Описание сброшюрованного приложения. Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от.. Пример 5). Пример 5.
Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи. Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6). Пример 6. Приложение к письму имеет собственное приложение. Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7). Пример 7. Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких.
Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2- 3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9). По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8. Пример 8. Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения. Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений.
Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т. Подписание и регистрация у отправителя. Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ- менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.
Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3). А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. Пример 9. Сопроводительное письмо. Пример 1. 1Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц Сюрприз для заявителей – физических лиц. Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется.
А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как- то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что- то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 1. Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.
Просьба ответить в определенный срок. Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?
Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 3. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует. Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой- либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства: Пример 1. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре.